湖北省储备粮油管理有限公司 印章管理办法
2013-12-23 08:45:00 来源:

第一条  为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性,有效地维护公司利益,特制定本管理办法。

第二条  本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

第三条  本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

第四条  印章授权管理和使用部门

(一)公司印章由总经理授权向相关部门登记核发或核销。

(二)公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用

1.公司行政章、合同专用章、综合部章由公司综合部负责管理和使用。

2.财务部章、财务专用章、法定代表人印章、发票专用章由财务部负责管理和使用。

3.公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时按本办法执行。

4.凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司综合部上报书面申请,经总经理批准同意后配置或更换印章。

5.印章刻制由公司综合部负责,经公安机关核准,到指定的单位刻制;印章的规格、样式由公司综合部按有关规定办理。

第五条  印章的管理

(一)公司的所有印章,均由公司综合部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人。

(二)交接工作时,严格办理交接手续,填写本办法附件的《印章交接单》,登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字,印章授权人签字认可后备存。

(三)印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印,一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等,如遇特殊情况时,必须经总经理同意。印章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况,下班后停止使用印章。未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章专管员不予用印;经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

(四)印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处同时加盖印章。

(五)印章专管员不得擅自用印,否则一经发现,严肃处理;若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任。

(六)印章专管员离职时,其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时,须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》(详见附件3)后方可办理离职手续。

(七)为保证资金绝对安全,财务专用章、法人个人章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。

(八)印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向综合部部长报告,并备案,配合查处。

(九)公章禁止带出公司外使用,如因特殊需要,须填写《公章外出使用审批单》并经总经理批准后,由综合部指定人员携带前往,用后立即带回。

第六条  各类公章的使用规定

(一)公司印章的使用

1.办理使用公司印章的事项,须由业务经办人认真填写相应的审批文件并经相应权限领导审批同意后,连同需用印的文件等一并交印章专管员,由其审核审批手续齐备后用印。

2.凡有公司对应权限领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等,可直接加盖相应的公司印章,但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写《公司用印审批记录单》(详见附件五),依据本条规定填写的单据无需审批人签字,但经办人必须签字。

3.除本条第2项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍信(开具时必须按要求认真填写存根)、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件,均须填写《公司用印审批记录单》并经相应分管领导审批签字同意后,方可使用公司印章。

(二)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第(一)项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表等)及其他需用公司财务印章的文本等,须按规定办理用印手续。

(三)公司其他各部门印章、业务专用章的使用,由相关部门做出相应规定,并报公司综合部备案。

(四)公司各类印章实行用印登记制度,印章专管员应每年度12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》(详见附件七)及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。

第七条  印章的停用

(一)发生下列情况,印章须停用。

1.公司名称变动。

2.印章使用损坏。

3.印章遗失或被窃,声明作废。

(二)印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送综合部封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第八条  法律责任

(一)任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,不符合本制度规定时,不得擅自使用。

(二)违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

第九条、附则

(一)本办法附公司印章管理的相关文件范本。

(二)本办法自发布之日起实施。

(三)本办法由公司综合部负责解释。



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